Ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban cho các công cụ nội bộ

Ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban giúp các nhóm công cụ nội bộ và phần mềm theo ngành giữ chi phí AI rõ ràng trước khi việc sử dụng lan rộng khắp mọi nhóm, không gian làm việc và quy trình làm việc.

Điều này quan trọng vì việc sử dụng AI hiếm khi tăng đều. Một nhóm hỗ trợ có thể chạy hàng nghìn bản tóm tắt vé. Bộ phận tài chính có thể xử lý một số ít hóa đơn. Bộ phận vận hành có thể sử dụng AI nhiều trong báo cáo hàng tháng và hầu như không sử dụng trong thời gian còn lại. Nếu mỗi phòng ban chia sẻ một mức trợ cấp AI chung, nhóm sản phẩm không thể thấy quy trình làm việc nào tạo ra chi phí, nhóm nào cần thêm năng lực, hoặc nơi nào cần thay đổi giá.

Đây là vấn đề ngân sách mà các công cụ AI nội bộ thừa hưởng từ giá AI hiện đại. Như Bessemer đã lưu ý trong sổ tay định giá AI, các sản phẩm AI có chi phí đơn vị thực sự gắn liền với tính toán và suy luận, vì vậy giá cả phải tính đến việc sử dụng và giá trị thay vì giả định biên lợi nhuận phần mềm hoạt động như SaaS cổ điển.

Đối với các nhà xây dựng, câu trả lời thực tế không phải là xây dựng lại hệ thống thanh toán từ đầu. Đó là quyết định việc sử dụng nào nên được tính, ai nên sở hữu ngân sách, và cách thanh toán lưu lượng AI được định tuyến khi ứng dụng được xây dựng bên ngoài ShareAI.

Tại sao một ngân sách AI chung bị phá vỡ

Một ngân sách AI chung duy nhất trông đơn giản khi khởi động. Nó cung cấp quyền truy cập cho mọi nhóm và tránh các quyết định giá sớm. Vấn đề xuất hiện khi các mẫu sử dụng thực tế đến.

• Một phòng ban có thể tiêu thụ hầu hết trợ cấp trong khi phòng ban khác hầu như không sử dụng AI.
• Các quy trình làm việc có giá trị cao có thể trông đắt đỏ mà không có ngữ cảnh.
• Các lời nhắc giá trị thấp có thể âm thầm làm cạn kiệt cùng một ngân sách.
• Bộ phận tài chính không thể dễ dàng ánh xạ chi tiêu AI đến các phòng ban, khách hàng, trường hợp, hoặc các sáng kiến nội bộ.
• Các nhóm sản phẩm không thể xác định liệu lần tăng ngân sách tiếp theo nên đến từ nhiều ghế hơn, nhiều sử dụng hơn, hay một thiết kế quy trình làm việc khác.

Ngân sách cấp phòng ban làm cho mẫu chi phí trở nên rõ ràng. Chúng không cần phải phức tạp. Mục tiêu là kết nối việc sử dụng AI với đơn vị tổ chức tạo ra nó: phòng ban, không gian làm việc, nhóm, tài khoản khách hàng, dự án, hoặc quy trình làm việc.

Những gì ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban kiểm soát

Ngân sách cấp phòng ban là một quy tắc về mức độ sử dụng AI mà một nhóm có thể thực hiện, cách đo lường mức sử dụng đó và điều gì xảy ra khi ngân sách bị cạn kiệt.

Đối với các công cụ nội bộ, ngân sách đó có thể thuộc sở hữu của bộ phận bán hàng, hỗ trợ, tài chính, vận hành, pháp lý, nhân sự hoặc đội ngũ thành công khách hàng. Đối với phần mềm theo ngành dọc, ý tưởng tương tự có thể áp dụng cho không gian làm việc của khách hàng, phòng khám, văn phòng, nhóm dự án, nhóm tài sản hoặc cổng thông tin khách hàng.

Lớp ngân sách	Đơn vị sử dụng tốt	Ví dụ
Phòng ban	Lời nhắc, báo cáo, quy trình làm việc	Bộ phận vận hành nhận được ngân sách báo cáo AI hàng tháng.
Không gian làm việc	Tài liệu, câu trả lời, tóm tắt	Mỗi không gian làm việc của khách hàng có một hạn mức AI tài liệu riêng.
Quy trình làm việc	Nhiệm vụ đã hoàn thành	Trích xuất hóa đơn có ngân sách riêng biệt so với tìm kiếm chính sách.
Tài khoản khách hàng	Sử dụng AI được định tuyến	Một khách hàng có khối lượng lớn trả tiền cho mức sử dụng mà triển khai của họ tạo ra.
Dự án hoặc trường hợp	Tệp, hồ sơ, yêu cầu	Quy trình pháp lý hoặc bảo hiểm theo dõi chi phí AI theo từng trường hợp.

Đơn vị tốt nhất là đơn vị mà người mua hoặc chủ sở hữu ngân sách đã hiểu. Các token có thể quan trọng về mặt kỹ thuật, nhưng hầu hết các lãnh đạo phòng ban nghĩ đến báo cáo, vé, tài liệu, trường hợp, tóm tắt, tìm kiếm và quy trình hoàn thành.

Cách ShareAI phù hợp với mô hình ngân sách

ShareAI không phải là nơi công cụ nội bộ hoặc ứng dụng theo ngành được xây dựng. Người xây dựng sở hữu, lưu trữ, duy trì hoặc cung cấp ứng dụng đó bên ngoài ShareAI.

ShareAI phù hợp như một thị trường AI, định tuyến, sử dụng, thanh toán, phụ phí và lớp chi trả cho lưu lượng AI mà Người xây dựng chọn định tuyến qua ShareAI.

• Người xây dựng kết nối lưu lượng suy luận AI từ ứng dụng đến ShareAI.
• Người xây dựng gắn thẻ yêu cầu theo phòng ban, không gian làm việc, khách hàng, quy trình hoặc một chiều ngân sách hữu ích khác.
• Người xây dựng cấu hình một biên lợi nhuận hoặc phụ phí cho việc sử dụng được định tuyến.
• Khách hàng hoặc người trả tiền thanh toán cho ShareAI cho việc sử dụng AI được định tuyến.
• ShareAI thanh toán cho Builder hàng tháng dựa trên thu nhập được tạo ra từ lưu lượng được định tuyến đó.

Đối với một sản phẩm được bán cho khách hàng, điều đó có thể biến việc sử dụng công cụ nội bộ nặng thành việc sử dụng AI do khách hàng trả tiền. Đối với một công cụ nội bộ của công ty, cùng mô hình gắn thẻ giúp chủ sở hữu hiển thị phòng ban nào tạo ra nhu cầu, ngay cả khi công ty xử lý việc hoàn trả nội bộ riêng biệt.

Các nhà xây dựng có thể bắt đầu trong Bảng điều khiển Nhà xây dựng khi họ sẵn sàng định tuyến lưu lượng ứng dụng, xác định biên lợi nhuận và kết nối việc sử dụng với logic chi trả.

Những gì cần theo dõi trước khi thiết lập ngân sách

Ngân sách nên theo công việc, không chỉ tài khoản người dùng. Trước khi khởi chạy ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban, hãy xác định năm trường cho mỗi yêu cầu AI có thể tính phí hoặc báo cáo.

1. Chủ sở hữu ngân sách

Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm chi tiêu. Điều này có thể là một phòng ban, không gian làm việc, tài khoản khách hàng, triển khai khách hàng, hoặc dự án. Tránh đặt tất cả các yêu cầu dưới một tài khoản công ty chung trừ khi mức sử dụng rất nhỏ.

2. Đơn vị sử dụng

Chọn đơn vị phù hợp với giá trị. Các công cụ hỗ trợ có thể sử dụng vé, phản hồi, tóm tắt, hoặc leo thang. Các công cụ tài liệu có thể sử dụng trang, tệp, trích xuất, hoặc đánh giá. Các công cụ phân tích có thể sử dụng báo cáo, công việc, hoặc thông tin chi tiết được tạo ra.

3. Tính năng AI

Phân tách mức sử dụng theo tính năng để các quy trình làm việc có giá trị cao không bị trộn lẫn với các thử nghiệm thông thường. Việc xem xét tài liệu pháp lý và một nút viết lại đơn giản không nên được coi là cùng một sự kiện ngân sách.

4. Trạng thái tính phí

Không phải mọi yêu cầu đều nên tạo ra một sự kiện tính phí. Theo dõi xem yêu cầu có thành công, thử lại, thất bại, xem trước, bị hủy, hay được bao gồm trong mức miễn phí hay không. Điều này làm cho báo cáo trở nên đáng tin cậy hơn.

5. Phản hồi ngân sách

Xác định điều gì sẽ xảy ra ở mức sử dụng 80%, 100%, và vượt ngân sách. Phản hồi có thể là một cảnh báo, một bước phê duyệt, một lần nạp thêm, một giới hạn cấp phòng ban, hoặc một khoản phí vượt mức.

Nếu sản phẩm của bạn trước tiên cần thiết kế sự kiện cấp thấp hơn, hướng dẫn tập trung vào SaaS tại Theo dõi sử dụng AI ở cấp độ người thuê là một tài liệu hữu ích. Bài viết này tập trung vào ngân sách phòng ban cho các công cụ nội bộ và phần mềm theo ngành dọc.

Các mẫu ngân sách phù hợp cho các công cụ AI nội bộ

Không có một thiết kế ngân sách đúng duy nhất. Mô hình phù hợp phụ thuộc vào việc tính năng AI là khám phá, vận hành, hướng tới khách hàng, hay gắn liền với một quy trình kinh doanh có thể đo lường được.

• Mức trợ cấp bao gồm: Cung cấp cho mỗi phòng ban một lượng sử dụng AI hàng tháng được phân bổ, sau đó tính phí hoặc phê duyệt mức sử dụng vượt quá số lượng đó.
• Ngân sách quy trình làm việc: Tạo ngân sách riêng cho các quy trình làm việc có giá trị cao như phân loại vé, trích xuất tài liệu, xem xét yêu cầu bồi thường, hoặc tạo báo cáo.
• Ngân sách không gian làm việc: Phân bổ mức sử dụng cho từng không gian làm việc để các nhóm, khách hàng, hoặc phòng ban có thể thấy mức tiêu thụ AI của riêng họ.
• Vượt mức dựa trên phê duyệt: Cho phép phòng ban tiếp tục sau khi đạt giới hạn chỉ khi người quản lý phê duyệt thêm mức sử dụng.
• Nạp thêm trả phí: Cho phép khách hàng hoặc phòng ban thêm mức sử dụng ShareAI được định tuyến khi tính năng này thực sự có giá trị.

Điểm chung là sự minh bạch. Khi mức sử dụng được đo lường bởi đúng chủ sở hữu và quy trình làm việc, các nhóm có thể mở rộng các tính năng AI hữu ích mà không cần giả vờ rằng mọi phòng ban đều có chi phí phục vụ như nhau.

Cách giải thích ngân sách cho người dùng

Ngân sách cấp phòng ban hoạt động tốt nhất khi thông điệp rõ ràng. Người dùng nên hiểu ba điều: điều gì được tính, ai sở hữu ngân sách, và điều gì xảy ra khi ngân sách hết.

Một phiên bản đơn giản dành cho khách hàng có thể nói:

Mức sử dụng AI được theo dõi theo phòng ban và quy trình làm việc để nhóm của bạn có thể thấy phần nào của sản phẩm tạo ra chi phí AI. Mức sử dụng bao gồm hoạt động hàng tháng bình thường. Nếu một phòng ban cần thêm, mức sử dụng AI bổ sung có thể được phê duyệt hoặc trả phí dựa trên mức sử dụng thực tế được định tuyến.

Ngôn ngữ đó tránh hai sai lầm phổ biến. Nó không che giấu chi phí trong một tiện ích bổ sung AI mơ hồ, và nó không buộc người dùng nhẹ phải trợ cấp cho người dùng nặng mà không có giải thích.

Khi ngân sách cấp phòng ban là lựa chọn đúng đắn

Ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban hữu ích nhất khi việc sử dụng thay đổi theo nhóm, khách hàng hoặc quy trình làm việc. Chúng phù hợp với các công cụ kiến thức nội bộ, nền tảng hỗ trợ, cổng thông tin vận hành, quy trình pháp lý và tài chính, hệ thống tài liệu y tế hoặc bảo hiểm, trợ lý CRM và ERP, và các sản phẩm phần mềm theo ngành với không gian làm việc của khách hàng.

Chúng ít cấp bách hơn khi việc sử dụng AI rất nhỏ, mang tính thử nghiệm, hoặc chỉ được bao gồm cho một quy trình quản trị hẹp. Trong những trường hợp đó, một báo cáo sử dụng cơ bản có thể đủ cho đến khi việc áp dụng tăng lên.

Để có thêm chiến lược Builder và hướng dẫn kiếm tiền từ AI, hãy duyệt qua Chia sẻ AI Insights lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp: Ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban

Ngân sách sử dụng AI cấp phòng ban là gì?

Chúng là các quy tắc sử dụng gán việc tiêu thụ AI cho một phòng ban, không gian làm việc, tài khoản khách hàng, dự án, hoặc quy trình làm việc thay vì gộp tất cả yêu cầu dưới một hạn mức chia sẻ chung.

Tại sao các công cụ nội bộ cần ngân sách sử dụng AI?

Các công cụ nội bộ thường có mức độ áp dụng không đồng đều. Một nhóm có thể chạy các quy trình tài liệu, hỗ trợ, hoặc báo cáo nặng trong khi nhóm khác sử dụng AI nhẹ nhàng. Ngân sách làm cho sự khác biệt đó trở nên rõ ràng.

Điều này chỉ dành cho các công ty có hệ thống tính phí nội bộ?

Không. Tính phí nội bộ là tùy chọn. Ngay cả khi không có hệ thống thanh toán nội bộ, việc theo dõi cấp phòng ban giúp các nhóm sản phẩm, tài chính và vận hành hiểu được nhu cầu AI đến từ đâu.

ShareAI hỗ trợ mô hình ngân sách này như thế nào?

Một Builder có thể định tuyến lưu lượng suy luận AI từ một ứng dụng được xây dựng bên ngoài ShareAI, gắn thẻ yêu cầu theo chủ sở hữu ngân sách hoặc quy trình làm việc, đặt mức lợi nhuận hoặc phụ phí, và nhận thanh toán hàng tháng từ việc sử dụng định tuyến được tạo ra.

ShareAI có xây dựng công cụ nội bộ không?

Không. Công cụ nội bộ, cổng thông tin khách hàng, hoặc sản phẩm phần mềm theo ngành được xây dựng và kiểm soát bên ngoài ShareAI. ShareAI xử lý việc sử dụng AI định tuyến, thanh toán, cơ chế lợi nhuận và thanh toán cho lưu lượng AI được kết nối.

Những gì nên được tính là sử dụng?

Sử dụng các đơn vị mà chủ sở hữu ngân sách hiểu: báo cáo được tạo, tài liệu được xử lý, vé được tóm tắt, yêu cầu được xem xét, hồ sơ được phân tích, quy trình công việc được hoàn thành, hoặc câu trả lời AI được cung cấp.

Các nhóm có nên lập ngân sách theo token không?

Token hữu ích cho việc kiểm soát chi phí kỹ thuật, nhưng hầu hết các lãnh đạo phòng ban không mua bằng token. Hãy chuyển đổi chi phí token thành một đơn vị quy trình công việc hoặc đầu ra tương ứng với giá trị kinh doanh.

Việc sử dụng AI vượt ngân sách nên hoạt động như thế nào?

Các tùy chọn phổ biến bao gồm cảnh báo, phê duyệt của quản lý, nạp tiền trả phí, giới hạn tạm thời, hoặc sử dụng bổ sung do khách hàng trả tiền. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mức độ quan trọng của quy trình công việc.

Điều này khác gì so với việc theo dõi sử dụng AI ở cấp độ tenant?

Theo dõi ở cấp độ tenant xác định khách hàng hoặc không gian làm việc nào đã tạo ra việc sử dụng. Ngân sách ở cấp độ phòng ban quyết định mức độ sử dụng mà một phòng ban, nhóm, hoặc quy trình công việc được phép tạo ra và cách xử lý việc vượt mức.

Các cơ quan có thể sử dụng điều này cho công cụ nội bộ của khách hàng không?

Có. Một cơ quan cung cấp hệ thống nội bộ hỗ trợ AI có thể thiết kế các thẻ sử dụng theo khách hàng, phòng ban, và quy trình công việc, sau đó định tuyến việc sử dụng AI qua ShareAI khi khách hàng tiếp tục sử dụng hệ thống sau khi ra mắt.

Ngân sách đầu tiên tốt nhất để triển khai là gì?

Bắt đầu với quy trình công việc có giá trị rõ ràng nhất và mức sử dụng biến động nhất, chẳng hạn như phân loại vé, xử lý tài liệu, tạo báo cáo, hoặc trả lời kiến thức nội bộ.

Khi nào một nhóm nên tránh ngân sách ở cấp độ phòng ban?

Nếu việc sử dụng AI vẫn còn nhỏ hoặc mang tính thử nghiệm, ngân sách chi tiết có thể tạo ra quy trình không cần thiết. Bắt đầu với việc hiển thị sử dụng, sau đó thêm các kiểm soát ngân sách khi việc áp dụng trở nên có ý nghĩa.